仕事で何回も同じ質問をされるの巻

仕事柄、いろんな会社から依頼を受けるので、いろんな会社の社長、役職者、総務担当者と話をするんですが、本当によく言われることがあります。

 

「うちで新しく雇った人なんですけど、全然仕事ができないんですよ。」

 

「何回教えても同じ事を聞いてくるんです。」

 

「教えたときに全然理解してないのに”分かりました”って言うんです。」

 

「そもそもメモすらとらないんですよ!」

 

 

確かに仕事ができない人の典型です。。。

 

 

イライラする気持ちも分かりますし、社長達の鼻息が荒くなって当然です。

 

社長、役職者、総務担当者も・・・

しかし!

 

そんな鼻息の荒い方たちも・・・・。

 

 

私に何度も同じ質問をします!

 

 

いろんなパターンがあるんですが、分かりやすい例だと

 

「新しく社員を雇ったんですが、何を用意すれば良かったですかね?」とか

 

「社員が結婚したんですけど、何か手続きはありますか?」とか

 

「社員が引っ越ししたんですけど、何か手続きはありますか?」などなど。

 

 

私、心の中で思ってます「その質問、もう3回目ですよ」って。

 

メモを取りましょう^^;

こういう話はホントにあるあるで、特定の人のことを言っているのではなく、半数近くの社長、役職者、総務担当者に当てはまる話なんです。

 

他人に対しては「メモを取れ!同じことを何回も聞くな!」って怒ってるのに^^

 

そして考えた

依頼を受ける半数の会社から、何度も同じことを聞かれたり質問メールが来るので、私としても仕事効率がよくありません。

 

そこで考えました。

 

そうだ!

 

お客様サポートページを作って、よくある事例をまとめるのってどうだろう?

 

 

入社・退社や社員の引越しなど、よくある事例の時に何をすればよいか、そして何を用意すれば良いかをまとめたホームページを作るんです!

困ったときに、とりあえずサポートページを見てもらえばこちらも楽だし、お客さんもパっと必要な情報・正確な情報にたどり着けます

 

これは「業務効率化&顧客満足度向上」になるはず!

 

思い立ったらすぐ行動!そして完成!

 

 

顧客満足度を下げずに、業務の効率化を進める。

 

これぞ働き方改革!

 

 

いやぁ、良い仕事したなぁ!

 

それ以降は、サポートページのアドレスを教えることに

それ以降は、「社員が辞めるんですけど手続きの流れは?」って聞かれたら、サポートページの該当ページのアドレスを返信するようにしました。

 

そこを見てもらえれば、手続きの流れと確認内容がすぐに分かるし、ブックマークしてもらえば2回目以降は簡単に解決できるからです。

 

 

 

またまた、こんなメールが来ました。

 

 

「社員が辞めるんですけど手続きの流れはどうしたら良いですか?」

 

 

ブックマークしましょうね^^;

 

お願いです!サポートページ見てください!

ええ。私も知ってます。

 

サポートページがあると言っても、あまりに掲載されている事例が多いと、お客さんはサポートページの中から対象のページを探す事さえしてくれません。

 

人間は、たくさん文字があったら読まないんです。

 

それを知ってるからこそ、サポートページでは本当に良くある10個の質問に絞ってトップページに分かりやすく並べてるつもりなのです。

 

それなのに、そこを見ずにメールや電話をしてくる方がたくさん^^

 

こんな事も言われる

「社員を雇ったときの必要書類を教えてください」というメールが届きました。

 

出ました。また同じ質問です。

 

「それでしたら、サポートページに記載してますのでご確認ください。」って返信したんです。

 

すると、こんな返信が。。。。

 

 

「サポートページって何ですか?」って。。。。

 

 

実はこのお客さん、このやり取りが3回目。。。。。。

 

更にこんな事も言われる

電話がかかってきまして

 

「社員が引越ししたんですが、どうすれば良いですか?」

 

「それでしたらサポートページに書いていますが、ご覧になりましたか?」って言うと

 

「はい。今見ています!」

 

見とるんかーい(何で電話してきたの??)

 

 

「では、そのページの画面半分ぐらいスクロールしたところに、確認リストが書いていませんか?」って聞くと

 

「あっ。ありました。これを確認すれば良いんですね。」って。

私の働き方改革は道半ばです。。。。

 

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