仕事をするときは、相手方の仕事効率も意識しよう!

働き方改革と言われている今の世の中ですが、私は昔から週末に時間を作って遊ぶために、業務の効率化に力を入れてきました。

 

でもね。

 

仕事って、絶対にお客さんが存在します。

 

 

そして仕事相手によって、こちらがどんなに頑張っても非効率になっちゃうんですよね。

 


例えば、分かりやすい例を挙げるとこんなケースです。

 

相手のメールを引用しない人

仕事でメールのやり取りってかなり多いですよね。

でも、メールって基本的に文章だけなので、伝わりにくい部分があったり、表現が難し場合もあります。

 

だから、私はメールを送信する時には相手が読みやすいように編集することを心がけています。

 

ビジネスマンだったら、当然の心がけだと思ってます。

 

しかし!そんな心がけが出来てない人が多いんです!

 

例えば、私がシンプルにこのように質問メールを送ったとします。

1.○○については、××で合ってますか?

2.▲▲については、どうされますか?

 

 

私の返信イメージは

>1.○○については、××で合ってますか?

この内容で合っています。大丈夫です。

 

>▲▲については、どうされますか?

これは、現在検討中です。明日までに回答します。

 

という感じです。(私だったら、このように返します)

 

これなら質問に対する回答が分かりやすいですよね。

 

だけど実際に返ってくるメールは、こんなのが多い・・・・。

1はそれで良いです。

2は保留にさせてください。

 

・・・・・・・。

 

・・・・・・・。

 

・・・・・・・。

 

あれっ。質問1って何だっけ???

 

 

私は、複数のお客さんと何通もメールをやり取りしてるので、誰に送った質問1が何で、質問2が何かなんて覚えてません!

 

 

このお客さんに送ったメールを探して、質問1の内容を確認して、そしてお客さんの回答を見て・・・・

 

 

めっちゃ効率悪い!

 

 

何でこんなメールを返すんだろう?

pose_english_why_man

ホント、why japanese peopleですよ(って日本人限定じゃないか)

 

 

読む人のことを考えたら、きちんと引用して、それに対して回答するのが分かりやすいと思うんですよね。

 

 

今回はシンプルな例を挙げたんですが、これだけじゃなくてメールの書き方だけでも気になるパターンは複数あります。

 

 

メールの文章が複数の意味に取れるような曖昧な書き方をされると確認のためにメールの往復が増えて、余計な時間がかかります。

 

 

単にメールを送信するのではなく、相手の仕事効率の事も考えて、こちらも仕事のやり方を考えないとダメだと思います。

 

ちなみにこんな事もあった

先日、仕事仲間と打ち合わせを兼ねた食事会で上記のような話をしてたんです。

 

「相手の仕事効率の事も考えて、こちらも仕事をしないとダメですよね」って。

 

で、食事が終わって会計のとき。

 

それぞれ、お店から会社名で領収書をもらうわけですが、そのとき私は名刺を渡して「宛名はこの会社名で」って言います。

お店の人が、領収書に会社名を書くのに一番助かるのってこの方法だと思うんです。

 

 

口頭で伝えたとしたら、「申し訳ありません、もう一度お願いします。」とか「どのような漢字ですか?」とか無駄なやり取りで時間を取らせちゃいますもんね。

 

 

そう思いながら名刺を渡してると、仕事仲間は口頭で会社名を伝えてる・・・・。

 

そしたら、やっぱり困った店員さん。

 

「申し訳ありません。紙に書いていただいてもよろしいですか?」って言われてる^^

 

速攻、仕事仲間に突っ込み入れました^^

 

「それです!そういうとこですよ!」って。

 

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